Im Rahmen eines wirksamen Compliance-Management-Systems nach ISO 37301 kommt der ordnungsgemäßen Bearbeitung von Hinweisen über interne Meldestellen eine zentrale Bedeutung zu. Dies gilt insbesondere für Sachverhalte mit potenziell diskriminierendem Hintergrund, die sowohl arbeitsrechtliche als auch reputationsbezogene Implikationen haben können.
Whistleblower nutzt Hinweisgebersystem
In einem aktuellen Mandat wurde über die anonyme Whistleblower-Hotline eines Unternehmens der Vorwurf erhoben, ein Mitarbeiter habe im Rahmen eines Gesprächs während der Mittagspause abfällige Äußerungen über Osteuropäer getätigt.
Entsprechend den Vorgaben eines strukturierten Compliance-Management-Systems wurde der Hinweis zunächst formal erfasst, dokumentiert und einer ersten Risikobewertung unterzogen.
In meiner Funktion als externer Compliance Officer unterstütze ich die bestehende Rechtsabteilung des Unternehmens in diesem Bereich fachlich und unabhängig. Dabei übernehme ich insbesondere die strukturierte Aufbereitung und Bewertung von Hinweisen sowie die methodische Durchführung interner Untersuchungen unter Berücksichtigung regulatorischer Anforderungen und bewährter Compliance-Standards.
Interne Untersuchung eingeleitet
Auf Grundlage der initialen Bewertung wurde ein internes Untersuchungsverfahren eingeleitet. Die ISO 37301 fordert hierbei insbesondere die Einhaltung der Grundsätze der Vertraulichkeit, Objektivität, Unabhängigkeit sowie der lückenlosen Dokumentation. Die Durchführung erfolgte in enger Abstimmung mit der Rechtsabteilung, wobei meine Rolle darin bestand, eine neutrale und standardkonforme Verfahrensführung sicherzustellen.
Die Sachverhaltsaufklärung umfasste strukturierte Interviews mit relevanten Zeugen sowie die Anhörung des betroffenen Mitarbeiters unter Beachtung arbeitsrechtlicher Verfahrensgrundsätze. Ziel war die umfassende und objektive Rekonstruktion des zugrunde liegenden Geschehensablaufs.
Im Ergebnis der Untersuchung konnte der erhobene Vorwurf nicht bestätigt werden. Die als diskriminierend interpretierten Äußerungen stellten sich im Kontext der Gesamtumstände als missverständlich dar und wurden durch die übereinstimmenden Aussagen der befragten Zeugen relativiert. Ein compliance-relevanter Verstoß lag somit nicht vor.
Hinweisgebersystem wirkt!
Ungeachtet des konkreten Ergebnisses verdeutlicht der vorliegende Fall die wesentliche Funktion von Hinweisgebersystemen im Sinne der ISO 37301. Auch unbegründete Hinweise sind integraler Bestandteil eines funktionierenden Compliance-Systems, da sie zur kontinuierlichen Überprüfung unternehmensinterner Prozesse beitragen und potenzielle Risiken frühzeitig sichtbar machen können.
Ein effektives Compliance-Management-System zeichnet sich gerade dadurch aus, dass eingehende Hinweise strukturiert, nachvollziehbar und ergebnisoffen geprüft werden. Dies stärkt nicht nur die Rechtssicherheit des Unternehmens, sondern fördert zugleich eine Unternehmenskultur, die von Transparenz, Verantwortungsbewusstsein und Vertrauen geprägt ist.
Unternehmen, die ihre internen Strukturen im Bereich Compliance und Hinweisgeberschutz weiterentwickeln oder ihre Rechts- bzw. Compliance-Abteilung gezielt entlasten möchten, profitieren häufig von externer Unterstützung.
Die Einbindung eines externen Compliance Officers ermöglicht eine unabhängige Perspektive, zusätzliche fachliche Expertise sowie die Sicherstellung standardkonformer Verfahren – insbesondere bei sensiblen Untersuchungen. Gerne unterstütze ich Rechts- und Compliance-Abteilungen bei der Implementierung, Weiterentwicklung und operativen Durchführung entsprechender Prozesse.